人間関係の構築 /2020年2月24日/クリスティ
メールを共有する
効果的かつ丁寧なフォローアップ メールを作成して応答を得るのは、難しい場合があります。返事は欲しいけど、押し付けがましいと思われたくない。
ネットワーク イベントで誰かに会った後、請求書を送信した後、またはメールを送信して返信がなかった後など、丁寧なフォローアップ メールを書いている場合でも、応答が得られる確率。
まず、丁寧なフォローアップ メールを書くときによくある 3 つの間違いについて説明します。そうすれば、次のメールを書くときに何を修正すればよいかわかります。
次に、フォローアップ メールを改善するために行うべきことの例をいくつか紹介し、独自のメッセージをカスタマイズするのに役立つ例をたくさん紹介します。
丁寧なフォローアップメールで犯した間違いとその代わりに何をすべきか
丁寧なフォローアップ メールを書くときによくある間違いが 3 つあります。丁寧なフォローアップ メールを書くときにこれらの間違いを回避できるように、また代わりに何をすべきかを説明しましょう。
間違い #1:
メールの件名に「フォローアップ」を使用する
丁寧なフォローアップメールを書くとき、ほとんどの人は件名に自然に「フォローアップ」を使用する傾向があります。このメールはフォローアップですが、その件名には何の価値もありませんので、無視される可能性があります。また、あなたが答えなかったために読者に責任を押し付けられているように感じてしまう可能性があり、読者はあまり良い気分を感じず、メールを読むことに興味を持ちません。
代わりに、電子メールのトピックや目的に関連した件名を書きます。そのためには、メールの内容や相手に何をしてもらいたいかを自問してください。丁寧なフォローアップメールの件名の例については、引き続きお読みください。
間違い #2:
価値を付加せず「ただフォローするだけ」からスタート
丁寧なフォローアップ メールを書くときによくあるもう 1 つの間違いは、「単なるフォローアップ」から始めて、何の価値も付加しないメールを送信してしまうことです。人々は忙しく、メールを読んで意味や必要なアクションを理解する時間がありません。
代わりに、丁寧なフォローアップ メールを書くときは、価値を付加することに重点を置きます。たとえば、選択肢を与えたり、問題解決を手助けできる方法やあなたができることを共有したり、詳細やコンテキストを追加したりすることができます。
間違いその3:
行動喚起は含まない
丁寧なフォローアップ メールを書く際の最後の、そして最もよくある間違いは、行動喚起を含めるのを忘れることです。
代わりに、丁寧なフォローアップメールを書くときは、メールを読んだ後に相手に何をしてもらいたいかを明確にしてください。彼らに返事をしてもらいたいですか？折り返し電話をする？フォームに記入しますか?あなたが何をしてほしいのかを相手が理解できるように、明確かつ具体的にしましょう。礼儀正しくしながらこれを行うことができます。読み続けて丁寧なフォローアップ メールのサンプルを確認し、これをフォローアップ メールに組み込む方法を学びましょう。
間違い #4:
すぐにフォローアップしない
フォローアップまで 10 日以上待つのではなく、3 日ほど早くリマインダーを送信することを検討してください。これにより、受信者はトピックとリクエストを常に新鮮に頭の中に留めることができます。待ち時間が長すぎると、あなたの行動喚起や実行するよう指示した手順を相手がすでに忘れている可能性があります。たとえば、あなたが次のような場合です。不動産業者時間が重要であることはご存知のとおりです。そのため、数日だけ待って、スケジュールを返信するか、タスクが完了したことを保証する丁寧で穏やかなリマインダーを送信するのが最善です。
8 丁寧なフォローアップ メールのサンプル
以下に、さまざまなシナリオに対応した 8 つの丁寧なフォローアップ メールのサンプルと、独自のメールを作成するときに使用できるヒントや提案を示します。
シナリオ 1:
ネットワーキングイベントでの打ち合わせ後のフォローアップ
電子メールの件名:
取り組んでみましょう【解決すべき問題】
やあ[名前]、
で会えて嬉しかったです【イベント名】！について聞くのは本当に興味深かったです[彼らが苦労していることについて話しました。]。ぜひお手伝いさせていただきたいです【あなたが解決できる問題】だからあなたはできる【達成したいメリット】。
来週チャットできますか?
ご都合のよい日時をメールでお知らせください。
あなたからの返信を楽しみにしています、
[あなたの名前]
ヒント：記憶を呼び起こすようなイントロを含めます。彼らが望む/必要としているものを提供したり、彼らが抱えている問題を解決したりすることで、どのように価値を付加できるかを含めます。次に、行動を促すフレーズで、あなたが何をしてほしいかを知らせて終了します。
シナリオ 2:
紹介後のフォロー（例：紹介）
電子メールの件名:
について話しましょう【彼らが気にかけていること】
やあ[名前]、
【紹介者名】あなたが探していると言いました【解決できる課題や提供できるサービス】。についてお話したいです[彼らが解決しようとしている問題]そして私がどのようにあなたを助けることができるか【彼らが得たい利益】。
ここにあるいくつかの[他のクライアントの達成を支援したメリットや仕事の例]。
[事例紹介またはお客様の声へのリンク]
来週、チャットする暇はありますか?ご都合の良い日をお知らせください。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：このシナリオでフォローアップするときは、誰があなたを紹介したか、そしてあなたが彼らのために何ができるかを必ず知らせてください。ソーシャル メディア アカウントや Web サイトのポートフォリオなど、追加できる価値と信頼性を高めることに焦点を当てます。最後に、次のステップへの行動喚起を必ず含めてください。
シナリオ 3:
会議や電話後のフォローアップにより、一緒にビジネスを進めるための次のステップに進みます
電子メールの件名:
次のステップ【取り組んでいるプロジェクト】
やあ[名前]、
先日はお会いできてお話できてとても嬉しかったです[彼らが気にかけていることについて]。ぜひ取り組みを始めたいと思います[取り組んでいるプロジェクトまたは取引]だからあなたはできる【彼らが望む利益】。
開始できるように、基本情報を記入していただくためのフォームを添付しました。次のステップは、[関連する次のステップについての一文。]
次のステップに進むことができるよう、できるだけ早くこれに記入して返送してください。
皆様と一緒に働けることを楽しみにしています。
[あなたの名前】
ヒント：個人的な内容を含めて、あなたが誰であるかについての背景を伝えます。多くの場合、人々は非常に忙しいため、受信トレイにあなたの名前が表示されるだけでは、あなたが誰であるかを思い出すのに十分ではない可能性があります。あなたが解決できる問題、またはあなたが達成できるメリットや目標を繰り返し説明することで、価値を付加することに集中してください。最後に、何をする必要があるのか、そしてそれがなぜ重要なのかを伝える行動喚起で終わります。
シナリオ 4:
アクションが必要なものを送信した後にフォローアップし、返事を待つこと
電子メールの件名:
フォーム【取り組んでいるプロジェクト】
やあ[名前]、
素晴らしい一週間をお過ごしください。
私が先週あなたに送ったフォームに目を通す機会はありましたか?
それに関して何か質問はありますか？
別のコピーをお送りいただく必要がある場合、またはさらに時間が必要な場合、またはご質問がある場合は、お知らせください。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：フォローアップメールは簡潔にしてください。あなたが送ったものを読んだかどうか、また、それを受け取ったかどうかを確認し、何が必要かを理解するために質問があるかどうかを尋ねます。最後に、彼らに何をしてもらいたいかについての行動喚起を含めます。
シナリオ 5:
請求書を送信したが支払いを受け取らなかった後のフォローアップ
電子メールの件名:
期限を過ぎた請求書[プロジェクト名]
やあ[名前]、
元気でいることを願っています。
私が送った請求書に目を通す機会はありましたか【請求書送付日】?今シーズンはあなたにとって忙しいと思います。
再送信が必要な場合、または項目についてご質問がある場合はお知らせください。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：簡潔に、しかし直接的に伝えてください。支払いを受け取っていないという明らかな事実を指摘するのではなく、質問をしてください。たとえば、支払いを受け取ったかどうか、それについて質問があるかどうかを尋ねます。最後に、彼らに何をしてほしいかを伝える行動喚起を行います。
シナリオ 6:
見積書送付後のフォローアップ
電子メールの件名:
の見積もり[プロジェクト名]
やあ[名前]、
元気でいることを願っています。
私があなたに送った見積書に目を通す機会はありましたか【見積書をお送りした日】ために【取り組んでいるプロジェクト】?ぜひ始めてみたい【提供しているプロジェクトやサービス】だからあなたはできる【彼らが望む利益】。
お見積りに関してご質問がございましたらお知らせください。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：単に請求書を確認しているだけだと言うのではなく、簡潔に質問してください。あなたが追加できる価値や解決できる問題を思い出させて、それが彼らにとって何になるかを強調します。次に何をすべきかを明確にして、行動喚起で終了します。
シナリオ 7:
誰かに何かを依頼しても返答がなかった場合のフォローアップ
やあ[名前]、
元気でいることを願っています。
する機会はありましたか【頼んだ仕事】?手に入れたら【頼んだ仕事】それならできます[次のステップと彼らが関心を持っている利点]。
何かご質問やご要望がございましたらお知らせください詳しいことは。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：簡潔に言ってください。まだ受け取っていないと非難したり指摘したりするのではなく、内容を確認したかどうかを尋ねて礼儀正しくしてください。必要に応じて緊急性のコンテキストを提供したり、次のステップに関する緊急性を提供したりして、価値を追加します。最後に行動喚起を行って、あなたが何をしてほしいのか、そしてそれがなぜ重要なのかを理解してもらいましょう。
シナリオ 8:
前回のメールに対する応答がなかった場合のフォローアップ
やあ[名前]、
元気でいることを願っています。あなたからは返事がありませんでした[あなたが送信したメール – あなたが提供できるサービスまたはあなたが解決できる問題]。
忙しすぎて戻れなかったのですか？
他に見つかりましたか【専門サービス・製品】?
今はちょうどいい時期ではないでしょうか？
別の機会にもう一度お返事させていただきたい場合、または別の場所を見つけた場合はお知らせください。[プロフェッショナルサービス]私のサービスはもう必要ありません。
ありがとう、
[あなたの名前】
ヒント：フォローアップを行ってもそれまでに返答がなかった場合は、選択肢を与えることで答えやすくしながら、簡潔に理由を尋ねます。最後に、あなたがしてほしいことを知らせる行動喚起を行います。
まとめ
これらの丁寧なフォローアップ メールのサンプルが、独自のフォローアップ メールを作成する際に役立つことを願っています。丁寧なフォローアップ メールを書くときに留意すべき主な点は、簡潔にすること、付加価値を重視すること、そして行動喚起を含めることです。これらのヒントに従えば、返信が得られないフォローアップの送信による時間の無駄を避け、回答を得ることができるようになります。
簡単なヒント
- フォローアップ メールの書き方に関するヒントについては、他の投稿をご覧ください。温かいフォローアップメールの書き方 [例文付き]。
- フォローアップを常に把握するのが難しい場合は、中小企業向けCRM。 Macを使用している場合は、チェックしてくださいデイライト。
- 次のようなツールを検討することもお勧めします。メールチンパンジーメールの開封率とクリック率を追跡して、調子を確認するのに役立ちます。
- メールへの返信が届き始めたら、試してみてください視力のスケジュール設定新しい予約をすべて簡単に予約できるようになります。
そして最後に重要なことですが、Daylite と Apple Mail のシームレスな統合を発見してください。これにより、フォローアップの技術を習得し、電子メール全体のスキルをさらに高めることができます。 Daylite Mail Assistant を使用すると、受信トレイから離れることなく、電子メールからアクションを実行したり、新しい連絡先を作成したり、リマインダーを設定したり、予定をスケジュールしたり、タスクを委任したりすることができます。さらに、Daylite Mail Assistant は、作成したアイテムにリンクされた電子メールを Daylite に保存するため、連絡先やプロジェクトに関連する通信の時系列履歴を常に保持できます。を開始してください14日間の無料トライアルDaylite Mail Assistant の利用を開始してください。
著者について：
クリスティ・ホールデンオンラインマーケティングコンサルタントです。彼女は、スタートアップ企業がメッセージを明確にし、理想的なクライアントを引き付けて変換するためのマーケティング戦略を作成することで、より多くのリードを獲得できるよう支援します。彼女とつながるインスタグラム。